賃貸物件の退去時は連絡が必要？手続きの流れや立会いに関して解説

賃貸物件に暮らしているお客様で、仕事や家庭などの変化をきっかけに現在の物件を退去する方がいるでしょう。
契約を解除するにあたって、連絡先や手続きなどの退去の一連の流れは知っておいたほうが良いです。
今回は賃貸物件を退去するのに、連絡先や手続きの流れ、立会いに関して1つずつ解説します。

賃貸物件を退去するときの連絡の流れ

退去をする際は、どなたに連絡すれば良いのかわからないと聞かれるケースがよくあります。
退去時のトラブルを避けるためにも、連絡先や連絡する際に伝えておくべき内容は理解しているのが大切です。

賃貸借契約書が手元にあるかを確認

入居時に交わした契約書から、契約の解除に関する項目を確認してください。
書類には誰に連絡する必要があるのか、電話やメールなどの問い合わせ方法が書かれています。
もし手元に契約書がないときは、不動産会社か管理会社に問い合わせすると、コピーがもらえる場合があります。
なお、賃貸物件の契約方法には普通借家契約と定期借家契約がありますが、もし定期借家契約だった際は途中解約が認められない場合が多いでしょう。

退去日の連絡

不動産会社や管理会社、大家さんなどの賃貸物件を管理している方に電話して、解約する旨を伝えてください。
連絡する際は、お部屋の住所、入居者名と連絡先、退去希望日の3つの内容を伝えましょう。
注意点として、契約書に記載されている退去予告期日までに、解約する旨を伝える必要があります。
退去後は大家さんや管理会社がハウスクリーニングを手配したり、新たに入居者を募集したりする必要があるでしょう。
そのため、個人的な理由で急に退去が必要になっても、期日を過ぎてしまっている場合は認められないケースが多いです。
物件によってはWebやFAXで受付している場合もありますから、退去するのがわかったら早めに連絡するのを推奨します。

解約通知書を郵送する

入居時に受け取った解約通知書に必要事項を記入し、大家さんあるいは管理会社へ提出します。
なお、必ずしも解約通知書を提出しなければならないわけではなく、大家さんや管理会社によって電話での通知のみでも問題ない場合もあるでしょう。
もし書類が見つからないときは、賃貸借契約書の紛失時と同様に大家さんや管理会社へ確認してください。
なかには、入居者自身で解約通知書を作成して提出するケースがあります。
書類には、物件と契約者の情報、提出日、解約日、転居先、振込口座の記入を記入します。
入居者が退去したときは、借りた部屋を入居前の状態に戻す原状回復義務が発生するでしょう。
室内に汚れや破損があった際に入居者負担になる場合があり、解約後も連絡できるように転居先の住所と連絡先を記入してください。
また、契約時に支払った敷金や家賃の日割り分が返金されるケースもあるため、振込口座の情報を書類に記入します。

賃貸物件の退去連絡後に必要な手続きの流れ

解約届を提出した後もさまざまな手続きがあり、どのような手続きが必要なのか、進捗状況がわからなくなるケースがあります。
事前にやるべき点をリスト化しておくと、優先順位がつけられ、スムーズに手続きできるでしょう。

ライフラインの解約

電気・ガス・水道のそれぞれの会社に連絡して、退去予定の物件のライフラインを停止してください。
検針票や領収書に記載されているお客様番号を伝えると流れがスムーズにおこなわれます。
なお、会社によっては電話だけでなく、郵送やインターネットでも対応可能な場合があるため、日中に電話するのが難しいときは電話以外の方法を検討しましょう。
もし、新居先の契約会社が同じときは、利用停止と利用開始の同時の手続きが可能です。
作業者の立合いは不要のケースが多いですが、一部の物件ではガスの停止時は立合いが必要になる場合があります。
立会いが必要なときにも対応できるように、退去予定の1週間前には連絡をすべて済ませましょう。
停止手続きを忘れてしまうと、次の入居者が使用した分の光熱費を利用料として請求されるおそれがあります。

郵便物やクレジットカード情報を変更する

郵便物が新居先に送られるようにするために、郵便局に転送届を提出してください。
提出を忘れてしまうと、旧居に郵便物が送られてしまい、次の入居者に迷惑がかかってしまうでしょう。
旧居に送られている郵便物は、1年以内は新居へ転送できます。
受付してから情報が反映されるまでに時間がかかるため、余裕をもっておこないましょう。
郵便物のうち、クレジットカードや会社からの書類は大切なものなので、新居先が決まったら住所の変更をしてください。

住民票の転居届あるいは転出届を済ませる

引っ越しをする場合は、住民基本台帳法により、住民票を異動させる義務があるでしょう。
もし、旧居と新居先の住所が同じ市区町村のときは、引っ越ししてから14日以内に転居届を出します。
異なる市区町村では、手続きの流れが少し異なります。
現住所の役場で転出届を出して、転出証明書をもらうのをおこない、引っ越し先の役場に行き、転入届を提出する流れです。
転入届の提出時に、転出証明書が必要になるため必ず持参してください。

賃貸物件を退去する際の立会いの流れ

退去にあたって、部屋の傷や汚れ、破損箇所を確認するために必ず立会いがおこなわれます。
傷や汚れに対しての修繕費は、入居者か管理者のどちらが負担するのかを明確にするのに大切な内容になります。
立会いの前から当日までの一連の流れは理解しておくべきです。

立会い前日までに済ませておく内容

立会いの日程を決める必要がありますが、3月は入学や就職をきっかけに引っ越しされる方が多いため、希望通りの日に立会いをするのが難しくなるでしょう。
とくに休日は希望者が多いため、希望通りの日におこなうためには早めに日程調整するか、引っ越しの時期をずらす必要があります。
また、立会いが始まるまでに室内にある荷物は空にしたほうが良いため、当日までに荷物が運び出されるように引っ越し業者の手配もしましょう。
さらに、部屋の中をなるべくきれいにしておくのもポイントです。
クリーニング業者が室内の掃除や修繕をしますが、多少掃除すれば落ちる汚れに対しても修繕費やクリーニング費用を請求されるおそれがあるでしょう。
日頃から掃除をして室内の状態をきれいにするのも大切ですが、荷物を運び出してから立会いまでの時間に余裕がある場合は、気になる箇所をきれいにしておきます。

立会い当日の流れ

当日は担当者と確認書を用いながら、現在の部屋の状態を確認する作業を約20〜40分かけておこなわれます。
入居時に取り交わした賃貸借契約書には、原状回復に関する内容が明記されている点から、立会いする際に手元に用意しておいたほうが良いです。
確認作業の中で、傷や汚れなど入居前からにできたものか、入居後なのかを聞かれるでしょう。
いつから傷や汚れがあるのかを明確にするのに、入居時の状況を示せる写真があると役立ちます。
写真をプリントアウトする際は日付が印字されているのを用意し、デジタルカメラであればタイムスタンプ機能を使いましょう。
立会いの確認書と精算書にサインするのに、身分証明書と筆記用具、印鑑が必要です。
精算書は今後敷金の精算に関係する大事な書類であり、確認しておくべき点を聞いてからサインしたほうが良いです。
部屋の鍵とスペアキーを渡すと立会い終了になりますが、立会い後は原則入室できなくなるため注意しましょう。

まとめ

賃貸借契約書に書かれている解約に関する項目を確認し、退去予告期日までに解約の旨を伝えなければなりません。
手続きの際に、ライフラインの解約や郵送物の届け先の変更を忘れずにおこなってください。
立会いでは傷や汚れがいつからできたものなのかを明確にするために、入居時の状況を確認できる写真を用意しておいたほうが良いです。