賃貸借契約の必要書類はなに？印鑑証明・住民票・収入証明書の必要性を解説
お部屋探しの理由は人それぞれ異なりますが、いずれの場合も手続きや片付けなどで忙しくなるものです。
慌ただしい中でも、スムーズに引っ越しを進めるためには、賃貸借契約に必要な書類を事前に準備しておくことが重要です。
この記事では、賃貸借契約の必要書類である「印鑑証明」「住民票」「収入証明書」の必要性について詳しく説明します。
賃貸借契約の必要書類「印鑑証明」はなぜ必要？
気に入った物件が見つかったら、「賃貸借契約」を結びましょう。
この契約を結ぶ際には、いくつかの書類が必要です。
まずは、賃貸借契約締結までの流れと必要書類について説明します。
賃貸借契約締結までの流れ
物件探しから契約締結までの基本的な流れは以下の通りです。
●1. 希望する条件を決め、不動産会社に問い合わせる
●2. 物件を内見する
●3. 入居申込書を提出し、入居審査を受ける
●4. 審査に通過後、重要事項説明を受ける
●5. 賃貸借契約を締結する
契約後、鍵を受け取ることで新生活が始まります。
契約締結には、印鑑証明や住民票、勤務先証明書、収入証明書などの必要書類があります。
状況によっては、他の書類も求められることがあります。
続いて、賃貸借契約締結時の必要書類である「印鑑証明」について説明します。
印鑑証明とは？
印鑑証明は、自治体に登録した実印とその所有者の情報（氏名や住所など）を証明する書類で、正式には「印鑑登録証明書」といいます。
賃貸借契約では、この印鑑証明が求められることがあります。
これは、契約時に実印を使用して本人が捺印したことを証明するためです。
ただし、すべてのケースで印鑑証明が必要なわけではありません。
特に、連帯保証人が必要な場合に実印とともに印鑑証明書の提出が求められることが多いです。
連帯保証人の印鑑証明が必要とされる理由は、以下の通りです。
印鑑証明が必要な理由
賃貸借契約では、連帯保証人がその場に同席せず、郵送で契約書や確約書に署名捺印するのが一般的です。
しかし、実印による捺印だけでは、後に「勝手に実印を使われた」と言い訳される可能性があります。
そこで、印鑑証明書を添付することで、実印が本人によって使用されたことをより確実に証明する意図があります。
貸主は、連帯保証人から「連帯保証人になるつもりはなかった」と言われるリスクを避けるため、印鑑証明書を求めることで契約の信頼性を高めているのです。
賃貸借契約の必要書類「住民票」はなぜ必要？
住民票を取得する際に、「世帯全員分の住民票が必要ですか？」や「本籍地は載せますか？」などの質問に戸惑ったことがあるかもしれません。
住民票は、賃貸借契約に必要な重要な書類であり、状況に応じて異なる内容のものが求められます。
続いて、賃貸借契約締結時の必要書類である「住民票」について説明します。
住民票とは？
住民票とは、住民のデータを記載した公的な記録のことです。
賃貸借契約時に提出するものは正式に「住民票の写し」と呼ばれ、役所に登録された原本の内容を転記したものです。
この住民票は、公的な本人確認書類として使用されます。
発行された住民票には特定の使用期限はありませんが、多くの不動産会社は発行から3ヵ月以内のものを求めることが一般的です。
これは、古い住民票では現在の情報が反映されていない可能性があるためです。
そのため、契約時には3ヵ月以内に取得したものを提出しましょう。
住民票が必要な理由
賃貸借契約において住民票が必要な理由は、借りようとしている人の身元確認にあります。
運転免許証などの本人確認書類の写しも必要ですが、住民票には前住所や世帯主など、運転免許証には載っていない情報が記載されています。
さらに、住民票と運転免許証の情報を照らし合わせることで、なりすましの防止にも役立ちます。
必要な情報と注意点
住民票を契約時に提出するためには、引越し前の住所地のものを取得する必要があります。
住民票を取得する際に注意すべき点は以下の通りです。
抄本と謄本の違いについて
住民票は住所地の役所で取得できますが、抄本と謄本のどちらを取得するか聞かれます。
簡単に言えば、抄本は本人のみの情報が記載されたもので、謄本は家族全員の情報が載っています。
一人暮らしの場合は抄本、家族で引越しをする場合は謄本が必要になるため、事前に不動産会社に確認しておきましょう。
マイナンバーの記載について
住民票にはマイナンバーを記載することも可能ですが、賃貸借契約に使用する場合は、マイナンバーを記載しない住民票を取得する方が良いでしょう。
なぜなら、重要な個人情報であるため、記載された住民票を受け取らない不動産会社もあるからです。
万が一、マイナンバーを記載してしまうと、受け取りを拒否される可能性もあるため注意が必要です。
賃貸借契約の必要書類「収入証明書」はなぜ必要？
収入証明書は、印鑑証明や住民票ほど知られていないかもしれません。
しかし、収入は家賃を決定する際の重要な要素であり、入居審査でも必ず確認されます。
最後に、賃貸借契約締結時の必要書類である「収入証明書」について説明します。
収入証明書とは？
収入証明書とは、個人の収入を証明するための書類の総称です。
特定の「収入証明書」という名前の書類が存在するわけではなく、以下のような書類が該当します。
会社員の場合
●源泉徴収票
●給与支払証明書
自営業の場合
●確定申告書の写し
また、「所得証明書」や「課税証明書」、「所得・課税証明書」も収入証明書に含まれ、会社員・自営業者を問わず利用できます。
収入証明書が必要な理由
収入証明書が必要とされるのは、入居審査での判断材料となるためです。
しかし、単に収入が多いだけでは審査に通るとは限りません。
勤務先や勤続年数など、さまざまな要素が考慮されます。
また、入居審査の前に収入証明書が求められることが多いため、早めに準備をしておくことが重要です。
さらに、連帯保証人を立てる場合、連帯保証人の経済状況も審査対象となるため、その収入証明書も必要です。
事前に連絡を取り、用意をしてもらうと良いでしょう。
収入証明書の入手方法
収入証明書は、以下のような場所で取得できます。
市町村役場で受け取れる証明書
市町村役場では以下の書類を受け取ることができ、どれも収入証明書として利用可能です。
●所得証明書
●課税証明書
●所得・課税証明書
これらの書類は、所得額や課税額を証明するもので、公的機関が発行するため信頼性が高いです。
ただし、多くの市町村では前年分の書類は6月上旬から中旬まで取得できないため、急ぎの場合は他の書類を検討しましょう。
勤務先で受け取れる証明書
勤務先からは以下の書類を取得できます。
●源泉徴収票（毎年12月に配布）
●給与支払証明書（発行を依頼）
ただし、転職や複数の勤め先がある場合、すべての勤め先から書類を入手するのが手間になるかもしれません。
また、給与明細書は収入証明書として認められないことが多いので、注意が必要です。
自分で用意できる証明書
自営業や副業をしている方は、「確定申告書の写し」を収入証明書として利用できます。
この書類は毎年3月15日までに税務署に提出する必要があります。
写しは自分で保管しているため、特別な発行申請は必要ありません。
会社員や公務員の方も確定申告をおこなっていれば、この書類を利用できます。
さらに、場合によっては「銀行通帳の写し」を収入証明書として受け入れてくれることもありますので、事前に確認しておくと良いでしょう。
まとめ
賃貸借契約の必要書類には、「印鑑証明」「住民票」「収入証明書」があります。
印鑑証明は実印を押したことを証明し、連帯保証人を立てる場合に求められます。
住民票は本人確認を補完するもので、入居者全員分が必要であり、収入証明書は入居審査の判断材料となる書類です。
